Equipements et gestion de projets

Aspects organisationnels et techniques

La préservation et la valorisation des ressources précieuses de la Bibliothèque universitaire Moretus Plantin deviennent des activités dynamiques corrélées à plusieurs facteurs : l'intégrité des données codées, l'utilisation de méthodes "intelligentes" de compression et de restitution, l'évolution des matériels et des logiciels garantissant une restitution fidèle des originaux.

Numériser n'est pas simplement créer une image en capturant et en transformant un document en pixels. C'est mettre en oeuvre tous les traitements disponibles pour satisfaire au mieux la demande ou le souhait de l'utilisateur.

La Bibliothèque universitaire Moretus Plantin dispose en propre depuis 1997 d'un service informatique disposant notamment un système de serveurs d'infocentre adapté aux besoins des projets de numérisation. Le service informatique & numérisation de la BUMP a aussi développé une expertise dans la sauvegarde et la valorisation des ouvrages précieux et de certains fonds documentaires depuis l'acquisition en juillet 2003 d'un scanner DigiBook Suprascan 6002.

Dès 2003, la BUMP s'est intéressée à la numérisation d'ouvrages ou de parties d'ouvrages rares :

- numérisation systématique d'ouvrages qui doivent être protégés voire sauvegardés, qu'ils soient précieux ou qu'ils soient d'utilisation courante causant leur dégradation, comme les Annales de la société archéologique de Namur
- numérisation des ouvrages à envoyer en restauration

Principaux équipements de numérisation:

Principaux équipements de la BUMP dédiés à la numérisation du patrimoine

1) Un Scanner I2S Digibook A0  à caméra linéaire couleurs RGB 14000 permettant la numérisation de documents jusqu’au format A0 (2 x A1) - Dimensions maximum 870 (H) x 1250 mm (L) avec une résolution optique de 400 à 1200 dpi (en fonction du format). Ex. de vitesse de numérisation couleurs en 400 dpi 2xA1 : 60,7 sec. Ce matériel permet la numérisation en haute qualité de livres, affiches, journaux et plans 

            Accessoires liés à ce matériel :

-          PC pour le pilotage du scanner avec un Ecran NEC Spectra view 25,5’’ LCD 2690 + sonde xRite EyeOne LT permettant la calibration des couleurs ;

-          Table support A1/A0 avec balance porte livres permettant de numériser des ouvrages dont l’épaisseur peut atteindre 50 cm et un poids de 50 kg ;

-          Caisse Porte Livres ouverture à 120° sans vitre permettant la numérisation d’ouvrages présentant une reliure fragile ne pouvant s’ouvrir à 180°.

2) Un Scanner I2S Digibook A1  à caméra linéaire couleurs RGB 6002 permettant la numérisation de documents jusqu’au format A1 (2 x A2) - Dimensions maximum 630 (H) x 840 mm (L) avec une résolution optique de 250 à 600 dpi (en fonction du format). Ce matériel permet la numérisation en haute qualité de livres, journaux et affiches.

            Accessoires liés à ce matériel : 

- Support A2/A1 avec balance porte livres permettant de numériser des ouvrages dont l’épaisseur peut atteindre 50 cm.

3) Un scanner de livres A2 I2S CopiBook couleurs RGB 600. Le CopiBook VA RGB 600 est équipé d'une vitre automatique, d'une balance porte-livres motorisée, d'un PC intégré avec écran couleurs et d'un logiciel de pilotage avec de nombreux traitements d'images. La caméra à 3 x 35 millions de pixels permet la numérisation d’une qualité exceptionnelle jusqu’à 600 dpi. La qualité des images permet des taux de reconnaissance de caractères proches des 100 %.

Ce scanner permet de numériser des livres précieux en couleurs calibrées jusqu’au format A2 avec une épaisseur maximum de 20 cm.

             Accessoires liés à ce matériel : 

- Système de lampes « CosiLamp » : Les CosiLamps proposent un éclairage de 800 LUX, réparti de façon homogène sur toute la surface du scanner. L’accessoire est composé de 2 éclairages fixés sur les côtés sur CopiBook et attaché sur les pieds du scanner. Des filtres UV et IR sont montés sur l’éclairage. Cette option permet d’éclairer les ouvrages sans les abimer et d’obtenir un éclairage constant quelle que soit l’heure du jour, et un très bon rendu des couleurs.

 4) Un système de serveurs informatiques dédiés aux travaux de numérisation :

 2 Serveurs d’archivage de masse - Serveurs Intel 64 bits reliés à une baie de Storage externe Promise V-Trak M500i - iSCSI RAID 5 sécurisés d’une capacité de 5.6 Terra octets utiles

Système de Backup SONY SAIT et logiciel de backup. Rack Rittal 900 (41 U)

 

Les principaux serveurs de l'infocentre à la BUMP :

Les serveurs dédiés aux projets de numérisation:

Les autres serveurs de l'infocentre de la BUMP

 

Complexité des projets de valorisation et pluridisciplinarité

Une première réflexion de terrain menée entre les principaux protagonistes des projets de numérisation à la BUMP a fait apparaître la complexité de ces types de projets tant au niveau technique (en raison des différentes finalités du travail de numérisation) qu'au niveau organisationnel (en raison notamment des diverses compétences et personnes qui entrent en jeu). La charge de travail pour les différents acteurs impliqués dans la chaîne de production n'est pas non plus négligeable ce qui demande une bonne coordination générale entre les différents intervenants.

Pour la bonne finalité des projets, il nous est apparu indispensable d'adopter une véritable démarche de projet de type NTIC et de suivre une démarche qualité. La conduite de projet et la démarche qualité font partie de normes documentées.

Pour mesurer l'ampleur des projets de numérisation (valorisation, préservation...), il est apparu utile de décrire et de formaliser le processus à suivre en fonction des divers types de "matériels" et ceci en fonction de la finalité du travail. Par exemple :

- Préservation à long terme ;

- Consultation des documents via le web ;

- Réalisation de CD-Roms interactifs ;

- Impression de documents pour divers usages ;

- Catalogues ;

- Affiches ;

- Produits dérivés ;

Le processus de fabrication , de récupération, d'indexation et de valorisation des matériels digitalisés fait l'objet d'une description détaillée plus loin dans ce document.

Approche normative et bonnes pratiques

Les Normes AFNOR Z 42-010-1, Z 42-010-2 et Z 42-012 applicables à l'imagerie électronique nous guident dans nos projets, de même que la norme ISO 14001 qui repose sur le principe d'amélioration continue. En nous basant sur les " bonnes pratiques " en termes de démarche et de gestion de projets, il semble indispensable de tenir compte des points suivants :

La démarche - La mise en oeuvre se décline en plusieurs étapes :

1. Formalisation des objectifs et du cahier des charges;
2. Réalisation d'une feuille de route;
3. Planification des travaux à réaliser (connaître les délais);
4. Précision des rôles et objectifs dévolus à chacun .

Rôles et acteurs du projet

La maîtrise d'ouvrage

La maîtrise d'ouvrage : " le client " (ici le personnel scientifique de la bibliothèque), définit ses besoins et précise les finalités et les délais souhaités pour la réalisation. Ceci constitue en quelque sorte un cahier des charges élémentaire et la feuille de route d'un projet déterminé.

La maîtrise d'œuvre

La maîtrise d'œuvre qui couvre : la gestion de projet ; le développement technique et les intégrations , est sous la responsabilité du service informatique & numérisation de la bibliothèque.

Ici interviennent l'infographie (numérisation, traitement d'images, mises en page…), l'informatique (développements logiciels et développement interface web), la bibliothéconomie (pour la définition des métadonnées).

La maîtrise d'oeuvre est prise en charge par le responsable du service informatique. Ses missions sont autant techniques que managériales. Elles consistent à :

- Traduire en solutions fonctionnelles les besoins exprimés par la maîtrise d'ouvrage;

- Elaborer un processus de travail;

- Animer, encadrer et coordonner les personnes qui travaillent sur le projet, en apportant un soutien technique tout au long des différentes étapes;

- Veiller à la qualité des " développements " en collaboration avec d'autres acteurs;

- Veiller au respect des plannings souhaités.

Le comité de pilotage

Lors de la mise en oeuvre du projet, une concertation entre les acteurs est prévue dans le cadre d'un comité de pilotage. Ce rôle est tenu par le comité de direction de la bibliothèque constitué de la directrice de la BUMP, des conservateurs et responsable du service informatique et numérisation.

Le cycle de vie de nos projets de numérisation.

Notre choix d'un cycle de vie et d'une démarche qualité : cycle de vie itératif avec approche PCDA. Le cycle de vie d'une application ou d'un livrable se compose des étapes de la vie de celui-ci, depuis les débuts de l'expression et de l'analyse des besoins jusqu'à la livraison au client.

La norme ISO 14001 repose sur le principe d'amélioration continue. Elle permet de bien structurer la démarche de production et d'apporter les correctifs nécessaires. La roue de Deming est le principe de base sur lequel reposent toutes les exigences de la norme ISO 14001. Cette dernière est d'ailleurs architecturée selon la spirale d'amélioration continue.

Mise en œuvre formalisation du processus de traitement d'un matériel à digitaliser et à valoriser

Le schéma visible (en pdf) depuis ce lien représente le processus en 9 étapes principales qui ont été identifiées à ce stade de notre projet de numérisation pour un matériel type. Il s'agit ici d'une illustration du processus itératif dont l'avantage principal est de pouvoir produire rapidement un produit fini et de tirer les enseignements acquis lors de cette itération pour améliorer le processus constituant la seconde itération.

Etape 1 : expression des besoins

- Lister le plus exhaustivement possible le matériel à traiter (livres, revues…);
- Définir les priorités et les délais ;
- Définir la finalité du matériel à traiter (impressions, pages web, flipping book, conservation…).

*Points d'attention : à formaliser dans un cahier des charges ou une feuille de route.
*Intervenants principaux : Le MOA .

Etape 2 : digitalisation du matériel à traiter

En fonction du type de matériel à digitaliser, 3 options possibles :

- Documents volumineux (livre, revues…) => scanner digibook;
- Documents de taille réduite (cartes postes) =>' scanner à plat;
- Objets matériesl (médailles, sceaux) => appareil photo numérique.

*Points d'attention : structuration des fichiers sur le serveur.
*Intervenants principaux : infographiste.

Etape 3 : référencement et description de la ressource numérique

- Attribuer un nom à la ressource digitalisée;
- Classer correctement les fichiers numériques;
- Attribuer les métadonnées;

*Intervenants principaux : conservateurs concernés ; spécialiste bibliothéconomie ; informaticien ; infographiste.

Etape 4 : traitement du document numérisé

- Recadrage;
- Nettoyage de l'image si demandé par le MOA;
- Vérification de la fidélité des couleurs entre l'affichage écran et le document original;
- Sécurisation éventuelledes images par l'application d'un processus de stéganographie et/ou de watermark (encore en phase d'étude de faisabilité en ce qui concerne nos projets).

 

Etape 5 : contrôle intermédiaire de qualité et validation

Un premier contrôle de la qualité (netteté, respect des couleurs originales, dimensions et cadrage) doit être réalisé ici de manière à valider le matériel traité avant de poursuivre le processus.

*Intervenants principaux : le MOA

Etape 6 : Traitement spécifique du document validé en fonction de la finalité

Plusieurs traitements infographiques et informatiques sont à effectuer à partir de ce stade en fonction de la finalité souhaitée :
-Impressions papiers (offset) ;
- Cd-rom destinés à la vente;
- Flipping book ;
- Sites web.

*Points d'attention : contrôler et valider encore une fois les résultats ce stade !
*Intervenants principaux : infographiste, informaticien, MOA.

Etape 7 : " Stockages " des matériels numérisés en vue des différentes exploitations prévues

- Structuration des répertoires et dossiers sur les serveurs ;
- Politique de sauvegarde des données ;
- R épartition des objets numériques sur les serveurs concernés (serveur archivage et serveur web).

*Intervenants principaux : infographiste, informaticien.

Etape 8 : Contrôle final de qualité et validation

Il s'agit ici de contrôler et de valider le produit final (ou une partie du produit final en fonction de la nature du produit).

*Intervenants principaux : le MOA.

Etape 9 : Mise en production

A ce stade, le produit peut être matérialisé (impressions papier) ou mis en ligne pour le public…

*Intervenants principaux : le MOA, l'infographiste, l'informaticien …

En application du cycle de vie itératif, un nouveau processus peut redémarrer en phase n°1 pour un nouveau matériel à numériser.